IFK handboll, Helsingfors rf jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste
Laatimispäivä:28.9.2018

1. Rekisterinpitäjä

IFK handboll, Helsingfors rf, 2251288-3, Airotie 6 B, 00830 Helsinki

1. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot 

Lotte Hagström, hagstromlotte@gmail.com, 0405175958

1. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri 

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta IFK handboll, Helsingfors rf, oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:  
ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet 
harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen 
toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi. 
Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta IFK handboll, Helsingfors rf,oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. 

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai IFK handboll, Helsingfors rf, oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on IFK handboll, Helsingfors rf,yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi. 
5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät 
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:  
Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
Alaikäisen jäsenen osalta  
Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen 
Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
Valokuva, erillisellä suostumuksella
Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot  esim syntymäaika
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:  
Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 
Laskuihin liittyvät tiedot 
Valokuva erillisellä suostumuksella
Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin 
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä: 
nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

1. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa IFK handboll, Helsingfors rf,. 

1. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 
Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.  Jos tietoja luovutetaan muille kuin em tahoille tai EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle pl pohjoismaat, kysytään tietojen luovuttamisesta lupa henkilöiltä erikseen

1. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.  
Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.  
Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään 1 v sen jälkeen kuin tehtävästä on irtisanottu tai -sanouduttu tai heti jos henkilö sitä erikseen kirjallisesti vaatii
Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään 2 v sen jälkeen kuin tehtävästä on irtisanottu tai -sanouduttu tai heti jos henkilö sitä erikseen kirjallisesti vaatii
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.
myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu. 
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu. 

1. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.  
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.  
Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.